Bảo hiểm xã hội là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội (Theo Khoản 1 điều 3, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014). Hiểu một cách tổng quát, Bảo hiểm là phương thức bảo vệ trước những tổn thất tài chính, là hình thức quản lý rủi ro, chủ yếu được sử dụng để bảo hiểm cho những rủi ro ngẫu nhiên hoặc tổn thất có thể xảy ra. Và xã hội là một nhóm những cá nhân liên quan đến tương tác xã hội một cách thường xuyên, hoặc một nhóm xã hội lớn có chung lãnh thổ không gian hoặc xã hội, thường chịu cùng thẩm quyền chính trị và các kỳ vọng văn hóa chi phối.
Trong bối cảnh kinh tế hiện đại, việc tuân thủ các quy định về bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) là nghĩa vụ bắt buộc và quyền lợi chính đáng của cả người lao động và doanh nghiệp. Tuy nhiên, thủ tục làm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp khá phức tạp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp lần đầu tham gia, đã gây không ít khó khăn.
Tuy nhiên, quý doanh nghiệp đừng quá lo lắng khi đã có dịch vụ làm bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp của Luật ACC. Với kinh nghiệm dày dặn và sự am hiểu sâu sắc về các quy định pháp luật, chúng tôi sẽ cung cấp đến quý doanh nghiệp các thông tin hữu ích về quy định và thủ tục tham gia bảo hiểm lần đầu một cách chi tiết và dễ hiểu nhất.
Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN:
Theo quy định tại điều 99 Luật BHXH năm 2014, trong vòng 30 ngày kể từ thời điểm người lao động (NLĐ) và doanh nghiệp giao kết hợp đồng lao động, người sử dụng lao động (NSDLĐ) có trách nhiệm lập và chuyển hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội cho cơ quan Bảo hiểm xã hội có thẩm quyền. Điều này nhằm đảm bảo quyền lợi của người lao động được hưởng các chế độ BHXH, BHYT, BHTN kịp thời ngay khi bắt đầu làm việc.
Thủ tục tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp và NLĐ
Để quá trình đăng ký BHXH diễn ra thuận lợi, cả người lao động và doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ theo quy định.
1. Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH lần đầu đối với NLĐ
Theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH, khi đăng ký tham gia BHXH, NLĐ cần chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ sau:
-
Tờ khai tham gia BHXH, điều chỉnh thông tin BHXH (Theo mẫu TK1 – TS). Đây là biểu mẫu cơ bản để người lao động cung cấp thông tin cá nhân và quá trình tham gia bảo hiểm của mình.
-
Trường hợp NLĐ được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn (ví dụ: người thuộc diện ưu tiên, người khuyết tật, người có công với cách mạng,...) thì cần bổ sung thêm các giấy tờ chứng minh để được hưởng quyền lợi.
-
NLĐ làm việc ở nước ngoài thì cần có hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc hợp đồng lao động được gia hạn. Đồng thời, NLĐ cần nộp kèm văn bản gia hạn hợp đồng hoặc hợp đồng được ký mới tại quốc gia tiếp nhận lao động.
2. Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu đối với các đơn vị
Khi làm hồ sơ đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho NLĐ, đơn vị (doanh nghiệp) cần chuẩn bị:
-
Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội/điều chỉnh thông tin theo mẫu TK3 – TS. Mẫu này áp dụng với những doanh nghiệp cần đăng ký cấp mã đơn vị trong lần đầu tiên tham gia BHXH. Đây là mã số định danh của doanh nghiệp trong hệ thống BHXH, giúp cơ quan BHXH quản lý hồ sơ và giao dịch một cách hiệu quả.
-
Danh sách chi tiết NLĐ đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BH tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp (theo mẫu D02 – TS). Mẫu D02 – TS được dùng để kê khai danh sách lao động đủ điều kiện tham gia BHXH bắt buộc. Đây là một biểu mẫu cực kỳ quan trọng và bắt buộc phải có trong thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp, vì nó liệt kê chi tiết thông tin của từng người lao động cần tham gia bảo hiểm.
-
Bảng kê thông tin (theo mẫu D01-TS). Mẫu D01- TS được sử dụng để tổng hợp các loại hồ sơ, giấy tờ của doanh nghiệp, được dùng làm căn cứ để cơ quan bảo hiểm truy thu với những trường hợp khai báo tăng muộn, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý hồ sơ.
Trong quá trình kê khai, doanh nghiệp cần lưu ý:
-
Mẫu TK1-TS áp dụng với những lao động chưa có mã số BHXH.
-
Ngoài các tờ khai, bảng kê nêu trên, doanh nghiệp cần đính kèm các giấy tờ pháp lý của người lao động để đối chiếu thông tin:
-
Hợp đồng lao động đã ký với NLĐ.
-
Bản sao Sổ hộ khẩu, Chứng minh thư nhân dân/Căn cước công dân của NLĐ.
-
Các bước thực hiện thủ tục tham gia BHXH lần đầu
Quy trình thực hiện thủ tục tham gia BHXH lần đầu được thực hiện theo các bước cụ thể:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ Doanh nghiệp và người lao động cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, biểu mẫu như đã nêu ở mục trên, đảm bảo thông tin chính xác và khớp với các giấy tờ tùy thân.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH Doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Việc xác định cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ sẽ phụ thuộc vào địa chỉ được ghi trên giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
Các hình thức nộp hồ sơ:
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ giấy hoặc hồ sơ điện tử khi thực hiện thủ tục tham gia BHXH lần đầu:
-
Đối với hồ sơ giấy: Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc thông qua dịch vụ bưu chính của cơ quan BHXH. Doanh nghiệp chỉ cần đăng ký tài khoản theo quy định, và việc nộp hồ sơ này thường sẽ hoàn toàn miễn phí. Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp chưa quen với giao dịch điện tử.
-
Đối với giao dịch điện tử: Đây là hình thức được khuyến khích để tiết kiệm thời gian và công sức. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử của các đơn vị I-van được cấp phép (như EFY Việt Nam, VNPT, Viettel,...). Các đơn vị chỉ cần có chữ ký số hợp lệ và tài khoản kê khai đã đăng ký, việc nộp hồ sơ sẽ cực kỳ đơn giản và dễ dàng, đồng thời có thể theo dõi tình trạng hồ sơ trực tuyến.
Mức đóng và tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội
Việc nắm rõ mức đóng và tỷ lệ đóng BHXH là rất quan trọng để doanh nghiệp có thể dự toán chi phí và thực hiện đúng nghĩa vụ.
Mức đóng BHXH thông thường hiện nay là 32% trên mức lương làm căn cứ đóng BHXH. Trong đó:
-
Doanh nghiệp đóng: 21.5 % (bao gồm: 14% BHXH, 3% BHYT, 1% BHTN, 0.5% BH tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp).
-
Người lao động đóng: 10.5 % (bao gồm: 8% BHXH, 1.5% BHYT, 1% BHTN).
Lưu ý doanh nghiệp cần biết khi đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu
Để tránh các sai sót và phạt vi phạm hành chính, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau khi đăng ký BHXH lần đầu:
-
Thời hạn đăng ký: Doanh nghiệp phải làm thủ tục đăng ký BHXH lần đầu trong vòng 30 ngày kể từ ngày doanh nghiệp ký kết hợp đồng lao động/hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng với người lao động đầu tiên. Việc chậm trễ có thể dẫn đến việc bị truy thu và xử phạt theo quy định.
-
Mã đơn vị BHXH: Mỗi doanh nghiệp khi đăng ký BHXH lần đầu tại cơ sở hành chính cấp quận, huyện, thành phố sẽ được cấp một mã đơn vị riêng biệt. Mã này là duy nhất và được cơ quan quản lý BHXH tại nơi đó sử dụng để theo dõi, quản lý hồ sơ và các giao dịch của doanh nghiệp.
-
Thay đổi địa chỉ trụ sở: Khi thay đổi địa chỉ trụ sở sang một quận/huyện khác (trong cùng tỉnh/thành phố) hoặc sang một tỉnh/thành phố khác, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục báo giảm nhân viên và chốt sổ BHXH cho nhân viên tại cơ quan BHXH cũ. Sau đó, khi chuyển đến quận, huyện, tỉnh mới, doanh nghiệp phải đăng ký xin cấp lại mã đơn vị BHXH mới và nộp hồ sơ BHXH lần đầu tại cơ quan BHXH quản lý địa bàn mới. Điều này không áp dụng cho một số doanh nghiệp lớn có cơ quan quản lý là BHXH cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; trong trường hợp này, chỉ khi chuyển tỉnh mới cần làm lại hồ sơ, còn trong cùng tỉnh/thành phố thì không cần.
-
Cấp thẻ BHYT và sổ BHXH: Sau khi doanh nghiệp báo tăng lao động, đối với những lao động đã có sổ BHXH từ trước, họ sẽ chỉ được cấp thẻ bảo hiểm y tế mới. Nếu người lao động bị mất sổ BHXH cũ, doanh nghiệp phải làm thêm hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH trước khi hồ sơ báo tăng được chấp thuận hoàn toàn. Điều này nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình tham gia BHXH của người lao động.
Với dịch vụ chuyên nghiệp của Luật ACC, quý doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ tận tình trong mọi thủ tục liên quan đến BHXH, BHYT, BHTN, đảm bảo tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi của cả doanh nghiệp và người lao động.
CÔNG TY LUẬT ACC
VĂN PHÒNG QUẬN TÂN BÌNH
270-272 Cộng Hòa, P.102 Lầu 1 Tòa Nhà NK, Phường 13, Quận Tân Bình, TP.HCM Giờ làm việc: 8:00 – 17:00 (8:00AM – 5:00 PM)
VĂN PHÒNG HUYỆN CỦ CHI
233 Nguyễn Thị Lắng, Ấp Phú Lợi, Xã Tân Phú Trung, Huyện Củ Chi, TP.HCM Giờ làm việc: 8:00 – 17:00 (8:00AM – 5:00 PM)
Tổng đài – Hotline – Email Tổng đài tư vấn miễn phí: (028) 3811 0987 (20 line) Hotline: 093 8830 883 Email liên hệ lshuynhcongdung@gmail.com Website: https://congtyaccvietnam.com/
Các dịch vụ liên quan:
