Địa chỉ trụ sở chính là gì?

Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa chỉ được ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, là nơi doanh nghiệp đặt bộ máy điều hành và thực hiện hoạt động kinh doanh chính. Theo quy định tại khoản 1 Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở phải là địa điểm liên lạc chính thức và phải có địa chỉ xác định gồm: số nhà, ngách, hẻm, đường/phố, xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố.

Trụ sở chính cũng là nơi cơ quan nhà nước gửi thông báo, công văn, giấy tờ thuế,… nên việc lựa chọn địa chỉ phù hợp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động pháp lý và vận hành doanh nghiệp.

Yêu cầu pháp lý đối với địa chỉ trụ sở công ty

Khi đăng ký thành lập công ty, địa chỉ trụ sở chính cần đáp ứng một số điều kiện cụ thể:

• Địa chỉ phải có thật và xác định rõ ràng trên bản đồ hành chính.

• Không sử dụng căn hộ chung cư để ở làm trụ sở, trừ khi chung cư đó có chức năng thương mại và được phép sử dụng làm văn phòng.

• Không đặt trụ sở tại khu vực cấm hoạt động kinh doanh, như trong khu tập thể quân đội, trụ sở cơ quan nhà nước, đất nông nghiệp chưa chuyển đổi mục đích sử dụng,...

• Có quyền sử dụng hợp pháp, tức là địa chỉ đứng tên chủ sở hữu hoặc có hợp đồng thuê/cho mượn rõ ràng, minh bạch.

Những rủi ro khi sử dụng địa chỉ không hợp lệ

Việc sử dụng địa chỉ không phù hợp có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp:

• Bị từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

• Bị xử phạt hành chính từ 10 – 20 triệu đồng theo quy định của Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

• Bị thu hồi mã số thuế, giấy phép kinh doanh nếu cơ quan chức năng kiểm tra và phát hiện sai phạm.

• Gây khó khăn trong giao dịch với đối tác và quá trình nhận thông báo từ cơ quan thuế, bảo hiểm,…

Một số lưu ý khi lựa chọn địa chỉ trụ sở

Khi chuẩn bị thành lập công ty, nhà sáng lập cần lưu ý những điều sau khi lựa chọn trụ sở:

• Ưu tiên đặt trụ sở tại địa điểm dễ giao dịch, thuận lợi di chuyển, có thể tiếp cận được khách hàng hoặc đối tác.

• Cân nhắc sử dụng các dịch vụ cho thuê địa chỉ hợp pháp nếu chưa có địa điểm cụ thể hoặc làm việc online (văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ,...).

• Nên tránh dùng địa chỉ tại vùng sâu, vùng xa hoặc nơi khó tiếp cận thông tin, vì có thể ảnh hưởng đến công việc và tiếp cận của cơ quan quản lý.

• Nếu thuê địa chỉ làm văn phòng, cần đảm bảo hợp đồng thuê có giá trị pháp lý, do bên cho thuê có quyền sử dụng đất, giấy tờ sở hữu hợp pháp.

Có thể thay đổi địa chỉ trụ sở sau khi thành lập không?

✔️ Hoàn toàn được. Theo quy định pháp luật, doanh nghiệp có thể thay đổi trụ sở bất kỳ lúc nào trong quá trình hoạt động, tuy nhiên cần lưu ý:

• Nếu thay đổi trong cùng tỉnh/thành phố: chỉ cần làm thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.

• Nếu thay đổi sang tỉnh/thành phố khác: doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển hồ sơ thuế sang cơ quan mới và thực hiện các thủ tục liên quan như khắc lại dấu, thông báo với ngân hàng,...

• Thời gian hoàn tất thủ tục thường kéo dài từ 3 – 10 ngày làm việc, tùy theo nơi chuyển đến và loại hình doanh nghiệp.

Dịch vụ hỗ trợ từ Luật ACC

Luật ACC là đơn vị tư vấn doanh nghiệp với hơn 10 năm kinh nghiệm. Chúng tôi cung cấp:

• Tư vấn lựa chọn địa chỉ hợp lệ, đúng pháp luật.

• Tra cứu tính pháp lý của địa chỉ trước khi đăng ký.

• Cung cấp dịch vụ cho thuê địa chỉ trụ sở chính, văn phòng đại diện, văn phòng ảo tại TP.HCM, Hà Nội và các tỉnh.

• Soạn hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở sau thành lập.

• Hỗ trợ làm việc với cơ quan thuế khi chuyển địa chỉ công ty sang tỉnh khác.

Câu hỏi thường gặp

Địa chỉ trụ sở chính công ty là gì?: Là nơi doanh nghiệp đặt văn phòng điều hành chính, ghi rõ trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Có được đặt trụ sở chính công ty tại nhà riêng không?: Có, miễn địa chỉ đó không thuộc nhà chung cư hoặc khu không có chức năng kinh doanh.

Trụ sở công ty có được đặt tại chung cư không?: Không được đặt tại chung cư nếu chung cư không có chức năng thương mại theo quy hoạch và giấy phép xây dựng.

Cần những giấy tờ gì để chứng minh địa chỉ trụ sở chính?: Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc hợp đồng thuê nhà có kèm giấy tờ chứng minh quyền sở hữu của bên cho thuê.

Có thể dùng địa chỉ ảo hoặc địa chỉ tạm để đăng ký công ty không?: Không, địa chỉ phải rõ ràng, hợp pháp và có thể xác minh được khi cơ quan thuế kiểm tra.

Thay đổi trụ sở chính sau khi thành lập công ty có được không?: Có, doanh nghiệp có thể thay đổi trụ sở chính sau khi làm thủ tục thông báo với Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Một địa chỉ có thể đăng ký nhiều công ty không?: Được, nếu địa chỉ đó là hợp pháp và không bị giới hạn bởi quy hoạch địa phương hay tòa nhà.

Thông tin liên hệ Luật ACC

Văn phòng Quận Tân Bình: 270-272 Cộng Hòa, P.102 Lầu 1 Tòa Nhà NK, Phường 13, Quận Tân Bình, TP.HCM (8:00–17:00)
Tổng đài tư vấn miễn phí: (028) 3811 0987 (20 line)
Hotline: 093 8830 883
Email: lshuynhcongdung@gmail.com
Website: https://congtyaccvietnam.com