Tìm hiểu thành lập địa điểm thu gom hàng lẻ (kho CFS)

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu và sự phát triển vũ bão của ngành logistics, việc tối ưu hóa chuỗi cung ứng và giảm thiểu chi phí vận tải đang trở thành ưu tiên hàng đầu của mọi doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Để giải quyết bài toán hàng hóa không đủ để đóng nguyên một container (LCL - Less than Container Load), nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phương án chiến lược: thành lập địa điểm thu gom hàng lẻ (Kho CFS).

Việc sở hữu một kho CFS không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động trong việc gom hàng, chia tách, đóng ghép hàng hóa mà còn là một bước đi quan trọng để tuân thủ quy trình kiểm soát hải quan một cách hiệu quả, nâng cao năng lực cạnh tranh. Tuy nhiên, quá trình này không hề đơn giản. Nó không chỉ đòi hỏi doanh nghiệp phải đảm bảo về cơ sở hạ tầng, nhân lực, công nghệ, mà còn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý khắt khe của ngành Hải quan.

Bài viết dưới đây của Công ty Luật ACC sẽ là một cẩm nang toàn diện, cung cấp các căn cứ pháp lý hiện hành, điều kiện cần thiết, và quy trình thủ tục chi tiết khi doanh nghiệp có mong muốn thành lập và vận hành một kho CFS chuyên nghiệp.

Khái Niệm Địa Điểm Thu Gom Hàng Lẻ (Kho CFS)

Để hiểu rõ bản chất, chúng ta cần nắm vững định nghĩa pháp lý. Theo khoản 6 Điều 3 Nghị định 68/2016/NĐ-CP, khái niệm này được quy định như sau:

Địa điểm thu gom hàng lẻ, gọi tắt là kho CFS (Container Freight Station), là khu vực kho, bãi dùng để thực hiện các hoạt động thu gom, chia, tách, đóng gói, sắp xếp, đóng ghép và dịch vụ chuyển quyền sở hữu đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu của nhiều chủ hàng vận chuyển chung công-te-nơ.

Nói một cách đơn giản, kho CFS hoạt động như một "trạm trung chuyển" cho hàng LCL.

• Đối với hàng xuất khẩu: Kho CFS gom hàng từ nhiều chủ hàng khác nhau để đóng vào một container chung trước khi đưa ra cảng.
• Đối với hàng nhập khẩu: Kho CFS tiếp nhận container hàng chung, sau đó dỡ hàng, phân loại và chia tách để trả cho từng chủ hàng riêng lẻ.

Lợi Ích Chiến Lược Khi Doanh Nghiệp Đầu Tư Kho CFS

Việc thành lập kho CFS không chỉ là một hoạt động tuân thủ pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích kinh tế và chiến lược to lớn:

1. Tối Ưu Hóa Chi Phí Vận Tải: Đây là lợi ích lớn nhất. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể chi phí so với việc phải thuê nguyên một container khi lượng hàng không đủ, hoặc so với việc sử dụng dịch vụ gom hàng của bên thứ ba.
2. Tăng Cường Tính Chủ Động và Linh Hoạt: Sở hữu kho CFS giúp doanh nghiệp hoàn toàn chủ động trong việc lên kế hoạch gom hàng, đóng hàng, kiểm soát thời gian và lịch trình, giảm sự phụ thuộc vào các đơn vị logistics bên ngoài.
3. Nâng Cao Chất Lượng Dịch Vụ: Doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt hơn quy trình đóng gói, sắp xếp, đảm bảo an toàn hàng hóa, giảm thiểu rủi ro hư hỏng, mất mát, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
4. Mở Rộng Nguồn Doanh Thu: Ngoài việc phục vụ cho chính mình, doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ kho CFS cho các chủ hàng khác, tạo ra một nguồn doanh thu mới và ổn định.
5. Tăng Năng Lực Cạnh Tranh: Một doanh nghiệp sở hữu chuỗi cung ứng hoàn chỉnh với kho CFS sẽ có lợi thế cạnh tranh vượt trội, thu hút được nhiều khách hàng và đối tác lớn.

Điều Kiện Pháp Lý Để Được Công Nhận Kho CFS

Để một địa điểm được Tổng cục Hải quan công nhận là kho CFS, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện nghiêm ngặt được quy định tại Điều 19 Nghị định 68/2016/NĐ-CP và Điều 62 Luật Hải Quan 2014.

1. Điều kiện về Vị trí địa lý

Kho CFS phải được thành lập tại các địa bàn chiến lược, thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu, bao gồm:

• Cảng biển, cảng hàng không dân dụng quốc tế.
• Cảng xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa được thành lập trong nội địa.
• Cửa khẩu đường bộ, ga đường sắt liên vận quốc tế.
• Khu công nghiệp, khu công nghệ cao, khu phi thuế quan và các khu vực kinh tế đặc thù khác.

2. Điều kiện về Diện tích và Cơ sở hạ tầng

• Diện tích: Phải có diện tích kho tối thiểu 1.000 m², không bao gồm diện tích bãi và các công trình phụ trợ.
• An ninh: Toàn bộ khu vực kho phải có hàng rào ngăn cách kiên cố với khu vực xung quanh, đảm bảo an ninh, tránh sự xâm nhập trái phép.
• Điều kiện làm việc cho Hải quan: Phải bố trí khu vực làm việc riêng biệt cho cơ quan hải quan, bao gồm nơi làm việc, nơi kiểm tra hàng hóa, nơi lắp đặt trang thiết bị kiểm tra hải quan và kho chứa tang vật vi phạm (nếu có) theo quy định của Bộ Tài chính.

3. Điều kiện về Hệ thống Phần mềm Quản lý

Doanh nghiệp phải có phần mềm quản lý đáp ứng các tiêu chí sau:

• Quản lý được hàng hóa nhập, xuất, lưu giữ, tồn kho một cách chi tiết theo từng mặt hàng, chủ hàng, tờ khai hải quan.
• Có khả năng sao lưu, kết xuất dữ liệu để phục vụ công tác báo cáo, thống kê định kỳ.
• Phải được kết nối mạng trực tiếp với cơ quan hải quan quản lý để đảm bảo sự giám sát liên tục và minh bạch.

4. Điều kiện về Hệ thống Camera giám sát

• Phải lắp đặt hệ thống camera quan sát được tất cả các vị trí quan trọng trong kho (cửa ra vào, khu vực lưu trữ, khu vực đóng/dỡ hàng...).
• Hệ thống phải hoạt động 24/24 giờ và hình ảnh phải rõ nét.
• Dữ liệu hình ảnh từ camera phải được lưu giữ trong thời gian tối thiểu 12 tháng.
• Hệ thống camera phải được kết nối trực tiếp với cơ quan hải quan quản lý.

Quy Trình Chi Tiết Các Bước Thành Lập và Đăng Ký Kho CFS

Quy trình này bao gồm các bước pháp lý cốt lõi, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ nghiêm ngặt.

Bước 1: Thành lập Doanh nghiệp (Nền tảng pháp lý)

Trước tiên, bạn phải có tư cách pháp nhân. Đây là điều kiện tiên quyết để đứng tên xin cấp phép và vận hành kho CFS.

• Hồ sơ chuẩn bị: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ Công ty, Danh sách thành viên/Cổ đông, bản sao giấy tờ tùy thân, hợp đồng thuê trụ sở...
• Ngành nghề đăng ký: Cần đăng ký các mã ngành liên quan như kho bãi và lưu giữ hàng hóa, dịch vụ hỗ trợ vận tải, logistics...
• Cơ quan tiếp nhận: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố.
• Thời gian giải quyết: 3–5 ngày làm việc.

Đây là bước đi nền tảng nhưng vô cùng quan trọng. Để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ, bạn có thể tham khảo dịch vụ thành lập công ty trọn gói của chúng tôi, với bảng giá dịch vụ minh bạch và cạnh tranh.

Bước 2: Xin Công Nhận Hoạt Động Kho CFS (Thủ tục cốt lõi)

Sau khi có pháp nhân, bạn tiến hành thủ tục xin công nhận kho CFS tại cơ quan Hải quan.

• Hồ sơ đăng ký kho CFS gồm:
  • Đơn đề nghị công nhận kho CFS (Mẫu số 01 - Nghị định 68/2016/NĐ-CP): 01 bản chính.
  • Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (có mã ngành phù hợp): 01 bản sao.
  • Sơ đồ thiết kế chi tiết mặt bằng kho, bãi: 01 bản sao.
  • Tài liệu chứng minh quyền sử dụng đất hợp pháp (sổ đỏ, hợp đồng thuê đất...): 01 bản sao.
  • Tài liệu mô tả chi tiết chương trình phần mềm quản lý kho CFS: 01 bản chính.
  • Giấy chứng nhận đủ điều kiện phòng cháy và chữa cháy do cơ quan công an cấp: 01 bản sao.
  • Quy chế hoạt động của kho CFS: 01 bản chính.
• Nơi nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp hồ sơ đến Tổng cục Hải quan.
• Trình tự và thời gian xét duyệt:
  1. Kiểm tra hồ sơ (10 ngày làm việc): Kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Tổng cục Hải quan sẽ hoàn thành việc kiểm tra hồ sơ và tiến hành kiểm tra thực tế tại kho, bãi của doanh nghiệp.
  2. Ra quyết định (05 ngày làm việc): Sau khi hoàn tất kiểm tra, nếu đáp ứng đủ điều kiện, Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan sẽ ra quyết định công nhận kho CFS. Nếu không, sẽ có văn bản trả lời nêu rõ lý do.
  • Tổng thời gian xét duyệt theo luật định là khoảng 15 ngày làm việc, nhưng trên thực tế có thể kéo dài hơn do các yếu tố thẩm định.

Bước 3: Hoàn tất các nghĩa vụ pháp lý khác

Sau khi được cấp phép, doanh nghiệp cần nhanh chóng hoàn tất các nghĩa vụ sau để đi vào hoạt động:

• Đăng ký mã số thuế phụ cho địa điểm kinh doanh, khai thuế ban đầu.
• Mở tài khoản ngân hàng và thông báo cho Sở KH&ĐT.
• Treo biển hiệu, khắc dấu (nếu cần).
• Thiết lập hệ thống kế toán, sổ sách theo dõi riêng cho hoạt động của kho.

Việc quản lý tài chính và tuân thủ các quy định thuế cho một kho CFS có những đặc thù riêng. Dịch vụ kế toán thuế của ACC với bảng giá dịch vụ chi tiết sẽ là giải pháp tối ưu giúp bạn vận hành minh bạch và đúng luật.

Bảng báo giá dịch vụ thành lập địa điểm thu gom hàng lẻ (Kho CFS)

Lưu ý: Chi phí trên có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô dự án, địa điểm và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Vui lòng liên hệ Công ty Luật ACC để được báo giá chính xác.

Quyền và Nghĩa vụ của Doanh nghiệp Kinh doanh Kho CFS

Theo Điều 63 Luật Hải quan 2014, doanh nghiệp kinh doanh kho CFS có các quyền và nghĩa vụ chính sau:

• Nghĩa vụ Báo cáo: Định kỳ 03 tháng một lần, phải gửi báo cáo bằng văn bản cho Cục Hải quan quản lý về hiện trạng hàng hóa và tình hình hoạt động.
• Nghĩa vụ về Công nghệ: Phải duy trì hệ thống kế toán, thống kê, phần mềm quản lý và đảm bảo kết nối liên tục với cơ quan hải quan.
• Nghĩa vụ Tuân thủ: Thực hiện đúng và đầy đủ các quy định của pháp luật về hoạt động của địa điểm thu gom hàng lẻ, chịu sự kiểm tra, giám sát của cơ quan hải quan.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ) Về Thành Lập Kho CFS

Hỏi: Kho CFS là gì?
Đáp: Kho CFS (Container Freight Station) là một địa điểm được cấp phép để thu gom hàng lẻ của nhiều chủ hàng xuất khẩu để đóng chung vào container, hoặc để chia tách hàng lẻ từ container nhập khẩu và phân phối cho từng chủ hàng. Kho thường nằm trong khu vực cảng biển hoặc các trung tâm logistics nội địa.

Hỏi: Điều kiện thành lập kho CFS là gì?
Đáp: Các điều kiện chính bao gồm: Phải có tư cách pháp nhân; địa điểm kho phải phù hợp với quy hoạch của địa phương; cơ sở hạ tầng (diện tích, hàng rào), hệ thống phần mềm quản lý, camera giám sát và PCCC phải đạt chuẩn theo quy định của Tổng cục Hải quan.

Hỏi: Cơ quan nào cấp phép kho CFS?
Đáp: Tổng cục Hải quan là cơ quan nhà nước có thẩm quyền cao nhất, chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tổ chức thẩm định thực tế và ra quyết định cuối cùng về việc công nhận một địa điểm là kho CFS.

Hỏi: Thời gian xin cấp phép kho CFS mất bao lâu?
Đáp: Theo quy trình luật định là khoảng 15 ngày làm việc. Tuy nhiên, tính cả thời gian chuẩn bị hồ sơ, thẩm định thực tế và các quy trình hành chính, thời gian thực tế để nhận được giấy phép có thể dao động từ 30 đến 45 ngày.

Hỏi: Có được đặt kho CFS ngoài cảng không?
Đáp: Có. Pháp luật cho phép đặt kho CFS tại các khu công nghiệp, khu công nghệ cao, hoặc các khu vực khác theo quy định. Tuy nhiên, địa điểm này phải nằm trong quy hoạch phát triển hệ thống trung tâm logistics và phải đáp ứng mọi yêu cầu khắt khe về quản lý, giám sát của cơ quan Hải quan.

Tại Sao Nên Chọn Dịch Vụ Tư Vấn của Công ty Luật ACC?

Thủ tục thành lập kho CFS là một quy trình phức tạp, đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc cả về luật doanh nghiệp và luật hải quan. Bất kỳ sai sót nào trong hồ sơ hay sự thiếu chuẩn bị về cơ sở hạ tầng đều có thể khiến quá trình bị đình trệ, gây tốn kém thời gian và chi phí.

Công ty Luật ACC với đội ngũ luật sư và chuyên gia giàu kinh nghiệm sẽ là đối tác pháp lý tin cậy của bạn:

• Tư vấn chiến lược: Phân tích mô hình kinh doanh để tư vấn về địa điểm, quy mô và các thủ tục cần thiết.
• Dịch vụ trọn gói: Chúng tôi đảm nhận toàn bộ quá trình từ thành lập pháp nhân đến khi bạn nhận được Quyết định công nhận kho CFS.
• Tối ưu hóa quy trình: Với kinh nghiệm làm việc chuyên nghiệp, chúng tôi giúp bạn chuẩn bị hồ sơ chuẩn xác ngay từ đầu, rút ngắn tối đa thời gian chờ đợi.
• Đảm bảo tuân thủ: Cam kết mọi thủ tục đều tuân thủ đúng các quy định mới nhất của pháp luật, giúp bạn tránh mọi rủi ro pháp lý.

Lời kết Thành lập và vận hành một địa điểm thu gom hàng lẻ (kho CFS) không chỉ mang lại lợi ích đáng kể về mặt logistics và chi phí, mà còn là một bước đi chiến lược, khẳng định vị thế và nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Để đảm bảo mô hình này được vận hành hiệu quả, minh bạch và đúng pháp luật, doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt pháp lý, đầu tư bài bản vào hệ thống quản lý và duy trì sự phối hợp chặt chẽ với cơ quan chức năng.

LIÊN HỆ CÔNG TY LUẬT ACC ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN THÀNH LẬP KHO CFS:

CÔNG TY LUẬT ACC

• Website: https://congtyaccvietnam.com/
• Tổng đài tư vấn miễn phí: (028) 3811 0987 (20 line)
• Hotline: 093 8830 883 (Mr. Dũng)
• Email liên hệ: lshuynhcongdung@gmail.com

VĂN PHÒNG TẠI TP. HỒ CHÍ MINH:

• VĂN PHÒNG QUẬN TÂN BÌNH:

  • Địa chỉ: 270-272 Cộng Hòa, Lầu 1 Tòa Nhà NK, Phường 13, Quận Tân Bình, TP.HCM
  • Giờ làm việc: 8:00 – 17:00 (Thứ 2 - Thứ 7)

• VĂN PHÒNG HUYỆN CỦ CHI:

  • Địa chỉ: 233 Nguyễn Thị Lắng, Ấp Phú Lợi, Xã Tân Phú Trung, Huyện Củ Chi, TP.HCM
  • Giờ làm việc: 8:00 – 17:00 (Thứ 2 - Thứ 7)