Chi Phí Phúc Lợi Cho Người Lao Động Là Gì?

Chi phí phúc lợi cho người lao động là các khoản chi mà doanh nghiệp chi trả để hỗ trợ, cải thiện đời sống, và đảm bảo quyền lợi cho người lao động, ngoài tiền lương và thưởng. Các khoản này có thể bao gồm bảo hiểm, trợ cấp, quà tặng, đào tạo, và các hoạt động chăm sóc sức khỏe. Theo Điều 4 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008, chi phí phúc lợi được xem là chi phí hợp lý, hợp lệ để khấu trừ thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện pháp lý.

Đặc điểm của chi phí phúc lợi:

• Tính hỗ trợ: Nhằm nâng cao chất lượng cuộc sống và môi trường làm việc.

• Tính pháp lý: Phải có chứng từ hợp lệ và tuân thủ quy định pháp luật.

• Tính linh hoạt: Doanh nghiệp tự quyết định mức chi, nhưng phải phù hợp với quy chế nội bộ.

• Mục đích: Tăng sự hài lòng của nhân viên, nâng cao năng suất lao động.

Tầm quan trọng của việc hiểu chi phí phúc lợi được khấu trừ:

• Giảm gánh nặng thuế TNDN, tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp.

• Đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh phạt từ 10-50 triệu VNĐ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

• Tăng uy tín doanh nghiệp, thu hút nhân tài và xây dựng văn hóa công ty tích cực.

Ví dụ: Một công ty tại TP. Hồ Chí Minh chi 500 triệu VNĐ cho phúc lợi nhưng thiếu chứng từ, bị truy thu 100 triệu VNĐ thuế. Nhờ CÔNG TY LUẬT ACC, công ty bổ sung chứng từ và được khấu trừ hợp lệ. Xem dịch vụ kế toán thuế để hỗ trợ pháp lý.

Quy Định Pháp Luật Về Chi Phí Phúc Lợi Được Khấu Trừ Thuế TNDN

Chi phí phúc lợi cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN phải tuân thủ các quy định sau:

1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 (sửa đổi 2020)

• Điều 4: Chi phí được trừ là các khoản chi thực tế, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có chứng từ hợp lệ.

• Điều 6: Chi phí phúc lợi phải được quy định trong thỏa thuận lao động, quy chế tài chính, hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.

2. Nghị định 218/2013/NĐ-CP

• Điều 9: Quy định chi tiết các khoản chi được trừ, bao gồm chi phí phúc lợi như bảo hiểm, đào tạo, và trợ cấp.

• Điều 10: Chi phí phúc lợi phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp và không vượt mức quy định (nếu có).

3. Thông tư 96/2015/TT-BTC

• Điều 4: Hướng dẫn chi tiết các khoản chi phúc lợi được khấu trừ, như quà tặng, chi phí tổ chức sự kiện, và bảo hiểm tự nguyện.

• Điều 6: Quy định điều kiện khấu trừ, bao gồm hóa đơn hợp lệ, thanh toán không dùng tiền mặt (đối với khoản chi trên 20 triệu VNĐ).

4. Nghị định 125/2020/NĐ-CP

• Phạt từ 10-20 triệu VNĐ nếu doanh nghiệp kê khai chi phí không hợp lệ.

• Phạt từ 20-50 triệu VNĐ nếu cố ý cung cấp chứng từ giả mạo.

• Biện pháp khắc phục: Truy thu thuế, tính tiền chậm nộp, và yêu cầu bổ sung chứng từ.

5. Bộ luật Lao động 2019

• Điều 90: Quy định quyền lợi của người lao động, bao gồm phúc lợi theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động.

• Điều 96: Doanh nghiệp phải xây dựng quy chế lương thưởng và phúc lợi, làm cơ sở khấu trừ thuế.

Hậu quả nếu không tuân thủ quy định:

• Chi phí bị từ chối khấu trừ, dẫn đến tăng thuế TNDN phải nộp.

• Phạt hành chính từ 10-50 triệu VNĐ, kèm truy thu thuế và lãi chậm nộp.

• Gây thiệt hại tài chính và ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp.

Ví dụ: Một công ty tại Đà Nẵng chi 200 triệu VNĐ quà Tết nhưng không có quy chế phúc lợi, bị từ chối khấu trừ. CÔNG TY LUẬT ACC hỗ trợ xây dựng quy chế và bổ sung chứng từ hợp lệ.

Các Chi Phí Phúc Lợi Được Tính Chi Phí Thuế TNDN

Dưới đây là các chi phí phúc lợi cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, theo Thông tư 96/2015/TT-BTC và Nghị định 218/2013/NĐ-CP:

1. Chi Phí Bảo Hiểm Cho Người Lao Động

• Nội dung:

  • Bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội bắt buộc theo Luật Bảo hiểm xã hội 2014.

  • Bảo hiểm tự nguyện (bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm nhân thọ) do doanh nghiệp chi trả.

• Điều kiện khấu trừ:

  • Có hợp đồng bảo hiểm, hóa đơn, và chứng từ thanh toán.

  • Được quy định trong thỏa thuận lao động, quy chế tài chính, hoặc quy chế phúc lợi.

  • Không vượt mức quy định của pháp luật (nếu có).

• Ví dụ: Một công ty chi 100 triệu VNĐ mua bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên, có hợp đồng bảo hiểm và quy chế phúc lợi, được khấu trừ toàn bộ.

2. Chi Phí Đào Tạo Nâng Cao Nghiệp Vụ

• Nội dung:

  • Chi phí tổ chức khóa học, hội thảo, hoặc cử nhân viên đi đào tạo.

  • Chi phí tài liệu, giảng viên, và cơ sở vật chất liên quan.

• Điều kiện khấu trừ:

  • Liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

  • Có hợp đồng đào tạo, hóa đơn, và chứng từ thanh toán.

  • Được quy định trong quy chế đào tạo hoặc thỏa thuận lao động.

• Ví dụ: Một công ty chi 50 triệu VNĐ đào tạo kỹ năng bán hàng, có hợp đồng với trung tâm đào tạo, được khấu trừ hợp lệ.

3. Chi Phí Quà Tặng Và Trợ Cấp

• Nội dung:

  • Quà Tết, quà sinh nhật, quà cưới, hoặc trợ cấp ốm đau, thai sản.

  • Trợ cấp nhà ở, đi lại, hoặc ăn trưa cho nhân viên.

• Điều kiện khấu trừ:

  • Có chứng từ hợp lệ (biên nhận, hóa đơn, phiếu chi).

  • Được quy định trong quy chế phúc lợi, thỏa thuận lao động, hoặc thỏa ước lao động tập thể.

  • Không vượt mức miễn thuế thu nhập cá nhân (10 triệu VNĐ/người/năm đối với quà tặng không phải tiền mặt).

• Ví dụ: Một công ty chi 80 triệu VNĐ quà Tết, có biên nhận và quy chế phúc lợi, được khấu trừ toàn bộ.

4. Chi Phí Tổ Chức Sự Kiện Và Hoạt Động Phúc Lợi

• Nội dung:

  • Chi phí tổ chức tiệc tất niên, du lịch nghỉ mát, hoặc sự kiện văn hóa cho nhân viên.

  • Chi phí thuê địa điểm, dịch vụ ăn uống, và vận chuyển.

• Điều kiện khấu trừ:

  • Có hóa đơn, hợp đồng dịch vụ, và chứng từ thanh toán.

  • Được quy định trong quy chế phúc lợi hoặc quyết định của Ban giám đốc.

  • Số lần tổ chức không vượt quá 1 lần/năm (đối với du lịch nghỉ mát).

• Ví dụ: Một công ty chi 150 triệu VNĐ tổ chức du lịch nghỉ mát, có hợp đồng với công ty lữ hành, được khấu trừ hợp lệ.

5. Chi Phí Chăm Sóc Sức Khỏe

• Nội dung:

  • Chi phí khám sức khỏe định kỳ, tiêm phòng, hoặc hỗ trợ y tế cho nhân viên.

  • Chi phí mua thiết bị y tế hoặc tổ chức phòng y tế tại công ty.

• Điều kiện khấu trừ:

  • Có hóa đơn từ bệnh viện, phòng khám, hoặc nhà cung cấp thiết bị y tế.

  • Được quy định trong quy chế phúc lợi hoặc thỏa thuận lao động.

• Ví dụ: Một công ty chi 60 triệu VNĐ khám sức khỏe định kỳ, có hóa đơn từ bệnh viện, được khấu trừ toàn bộ.

6. Chi Phí Trang Phục Làm Việc

• Nội dung:

  • Chi phí may đồng phục, trang bị bảo hộ lao động, hoặc phụ kiện làm việc.

• Điều kiện khấu trừ:

  • Có hóa đơn, hợp đồng may mặc, và chứng từ thanh toán.

  • Được quy định trong quy chế phúc lợi hoặc hợp đồng lao động.

  • Không vượt mức miễn thuế thu nhập cá nhân (5 triệu VNĐ/người/năm nếu là hiện vật).

• Ví dụ: Một công ty chi 40 triệu VNĐ may đồng phục, có hợp đồng với xưởng may, được khấu trừ hợp lệ.

7. Chi Phí Hỗ Trợ Khác

• Nội dung:

  • Trợ cấp mất việc, thôi việc, hoặc hỗ trợ khó khăn đột xuất.

  • Chi phí hỗ trợ học phí cho con nhân viên (nếu có thỏa thuận).

• Điều kiện khấu trừ:

  • Có chứng từ hợp lệ (quyết định hỗ trợ, biên nhận).

  • Được quy định trong quy chế phúc lợi hoặc thỏa thuận lao động.

• Ví dụ: Một công ty chi 30 triệu VNĐ trợ cấp thôi việc, có quyết định của Ban giám đốc, được khấu trừ hợp lệ.

Ví dụ: Một công ty tại Bình Dương nhờ CÔNG TY LUẬT ACC tư vấn, tối ưu 300 triệu VNĐ chi phí phúc lợi được khấu trừ thuế TNDN.

Điều Kiện Để Chi Phí Phúc Lợi Được Khấu Trừ Thuế TNDN

Để được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, chi phí phúc lợi phải đáp ứng các điều kiện sau, theo Thông tư 96/2015/TT-BTC:

1. Liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh:

   • Chi phí phải phục vụ mục đích cải thiện năng suất lao động hoặc môi trường làm việc.

   • Ví dụ: Đào tạo kỹ năng liên quan đến công việc được chấp nhận, nhưng chi phí du lịch cá nhân không được khấu trừ.

2. Có chứng từ hợp lệ:

   • Hóa đơn VAT, biên nhận, phiếu chi, hoặc hợp đồng dịch vụ.

   • Thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi trên 20 triệu VNĐ (chuyển khoản ngân hàng).

   • Ví dụ: Quà Tết cần có biên nhận hoặc hóa đơn từ nhà cung cấp.

3. Được quy định trong văn bản nội bộ:

   • Thỏa thuận lao động, quy chế tài chính, quy chế phúc lợi, hoặc thỏa ước lao động tập thể.

   • Văn bản phải được ban hành trước khi chi trả phúc lợi.

   • Ví dụ: Quy chế phúc lợi quy định quà Tết tối đa 2 triệu VNĐ/người.

4. Tuân thủ mức khấu trừ tối đa (nếu có):

   • Quà tặng hiện vật: Không vượt 10 triệu VNĐ/người/năm (miễn thuế thu nhập cá nhân).

   • Đồng phục: Không vượt 5 triệu VNĐ/người/năm (nếu là hiện vật).

   • Du lịch nghỉ mát: Không vượt 1 lần/năm, có hóa đơn hợp lệ.

5. Không thuộc khoản chi bị hạn chế:

   • Không bao gồm chi phí mang tính chất lương, thưởng (trừ trợ cấp theo quy định).

   • Không bao gồm chi phí không có chứng từ hoặc không hợp pháp.

Ví dụ: Một công ty chi quà Tết nhưng thiếu quy chế phúc lợi, bị từ chối khấu trừ 50 triệu VNĐ. CÔNG TY LUẬT ACC hỗ trợ xây dựng quy chế và bổ sung chứng từ.

Quy Trình Kê Khai Chi Phí Phúc Lợi Để Khấu Trừ Thuế TNDN

Dưới đây là quy trình kê khai chi phí phúc lợi, với sự hỗ trợ của CÔNG TY LUẬT ACC:

1. Xây Dựng Quy Chế Phúc Lợi

• Hành động:

  • Soạn thảo quy chế phúc lợi, quy định các khoản chi (quà tặng, đào tạo, bảo hiểm).

  • Phê duyệt quy chế tại Hội đồng quản trị hoặc Ban giám đốc.

• Thời gian: 3-5 ngày.

• Ví dụ: Quy chế quy định chi phí du lịch nghỉ mát tối đa 5 triệu VNĐ/người/năm.

2. Thu Thập Chứng Từ Hợp Lệ

• Hành động:

  • Lưu trữ hóa đơn, biên nhận, hợp đồng, và chứng từ thanh toán.

  • Đảm bảo thanh toán qua ngân hàng cho khoản chi trên 20 triệu VNĐ.

• Thời gian: Liên tục trong năm tài chính.

• Ví dụ: Lưu hóa đơn khám sức khỏe từ bệnh viện và hợp đồng đào tạo.

3. Ghi Chép Kế Toán

• Hành động:

  • Ghi nhận chi phí phúc lợi vào sổ sách kế toán (tài khoản 642 – Chi phí quản lý chung).

  • Đối chiếu chứng từ với quy chế phúc lợi để đảm bảo hợp lệ.

• Thời gian: Hàng tháng hoặc quý.

• Ví dụ: Ghi nhận 100 triệu VNĐ chi phí bảo hiểm vào tài khoản kế toán.

4. Kê Khai Thuế TNDN

• Hành động:

  • Tổng hợp chi phí phúc lợi vào Tờ khai quyết toán thuế TNDN (mẫu 03/TNDN).

  • Nộp tờ khai cho cơ quan thuế trước ngày 31/3 năm sau.

• Thời gian: Trước hạn nộp quyết toán thuế.

• Ví dụ: Kê khai 200 triệu VNĐ chi phí phúc lợi trong tờ khai thuế TNDN 2025.

5. Chuẩn Bị Kiểm Tra Thuế

• Hành động:

  • Lưu trữ đầy đủ chứng từ, quy chế phúc lợi, và sổ sách kế toán.

  • Chuẩn bị giải trình nếu cơ quan thuế kiểm tra chi phí phúc lợi.

• Thời gian: Liên tục trong 5 năm (thời hiệu kiểm tra thuế).

• Ví dụ: Cung cấp quy chế phúc lợi và hóa đơn khi cơ quan thuế yêu cầu.

Ví dụ: Một công ty nhờ CÔNG TY LUẬT ACC kê khai chi phí phúc lợi, tiết kiệm 150 triệu VNĐ thuế TNDN trong năm 2025.

Tại Sao Chọn CÔNG TY LUẬT ACC Cho Dịch Vụ Kế Toán Thuế?

CÔNG TY LUẬT ACC là đơn vị tư vấn pháp lý và kế toán thuế uy tín tại TP. Hồ Chí Minh, với hơn 10 năm kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu chi phí thuế TNDN, xây dựng quy chế phúc lợi, và thành lập công ty. Chúng tôi mang đến dịch vụ tư vấn chi phí phúc lợi chuyên nghiệp, nhanh chóng, và đúng quy định.

Lý Do Chọn Chúng Tôi

• Chuyên gia giàu kinh nghiệm: Am hiểu Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008, Thông tư 96/2015/TT-BTC, và các quy định liên quan.

• Dịch vụ toàn diện: Hỗ trợ từ xây dựng quy chế, kê khai thuế, đến xử lý kiểm tra thuế. Xem bảng giá dịch vụ kế toán thuế.

• Tốc độ nhanh: Hoàn tất quy chế phúc lợi và kê khai thuế trong 5-7 ngày.

• Hỗ trợ tận tâm: Giải đáp qua Email: lshuynhcongdung@gmail.com hoặc tại VĂN PHÒNG QUẬN TÂN BÌNH và VĂN PHÒNG HUYỆN CỦ CHI.

Liên Hệ Với Chúng Tôi

• VĂN PHÒNG QUẬN TÂN BÌNH
  Địa chỉ: 270-272 Cộng Hòa, P.102 Lầu 1 Tòa Nhà NK, Phường 13, Quận Tân Bình, TP.HCM
  Giờ làm việc: 8:00 – 17:00 (8:00 AM – 5:00 PM)

• VĂN PHÒNG HUYỆN CỦ CHI
  Địa chỉ: 233 Nguyễn Thị Lắng, Ấp Phú Lợi, Xã Tân Phú Trung, Huyện Củ Chi, TP.HCM
  Giờ làm việc: 8:00 – 17:00 (8:00 AM – 5:00 PM)

• Thông tin liên hệ:
  Tổng đài tư vấn miễn phí: (028) 3811 0987 (20 line)
  Hotline: 093 883 0 883
  Email: lshuynhcongdung@gmail.com
  Website: https://congtyaccvietnam.com/