Con dấu công ty là một yếu tố quan trọng trong hoạt động doanh nghiệp, xuất hiện trên các giấy tờ, chứng từ giao dịch hoặc một số loại văn bản khác. Một số văn bản nếu không có con dấu công ty sẽ không có giá trị pháp lý. Bài viết dưới đây, Công ty Luật ACC sẽ cung cấp thông tin chi tiết về con dấu công ty và những lưu ý quan trọng khi sử dụng theo quy định pháp luật Việt Nam hiện hành.
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp năm 2020
- Luật Doanh nghiệp năm 2014
- Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
- Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu của công ty là gì?
Hiện nay, pháp luật Việt Nam không định nghĩa rõ ràng về con dấu công ty. Có thể hiểu, con dấu công ty là phương tiện đặc biệt được doanh nghiệp sử dụng để đóng lên các văn bản, giấy tờ, nhằm thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý của tài liệu đó. Một số hợp đồng, giao dịch của công ty chỉ phát sinh hiệu lực khi có con dấu; nếu không, văn bản có thể bị xem là vô hiệu.
Các loại con dấu
Theo Khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020, con dấu của doanh nghiệp bao gồm:
1. Con dấu được khắc
Con dấu được khắc có thể mang tính pháp nhân của doanh nghiệp hoặc không mang tính pháp nhân, ví dụ:
- Dấu pháp nhân: Dấu công ty chính thức.
- Dấu không mang tính pháp nhân: Dấu chức danh, dấu tên, dấu phòng ban, dấu sao y bản chính, dấu đối chiếu bản chính, v.v.
Con dấu được khắc có nhiều hình dạng như hình tròn, vuông, chữ nhật, oval, elip, với các màu phổ biến như đỏ, xanh.
2. Con dấu dưới hình thức chữ ký số
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, chữ ký số được công nhận là một dạng con dấu của doanh nghiệp. Điều này phù hợp với xu hướng số hóa và sử dụng giao dịch điện tử, đặc biệt trong các hóa đơn điện tử và thủ tục dịch vụ công trực tuyến.
Theo Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, giúp xác định:
- Việc biến đổi được thực hiện bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai.
- Sự toàn vẹn của nội dung thông điệp dữ liệu từ khi thực hiện biến đổi.
Giá trị pháp lý của chữ ký số:
- Nếu pháp luật yêu cầu văn bản phải có chữ ký, thông điệp dữ liệu được ký bằng chữ ký số an toàn sẽ được xem là đáp ứng yêu cầu này.
- Nếu pháp luật yêu cầu văn bản phải có con dấu, thông điệp dữ liệu được ký bằng chữ ký số của cơ quan, tổ chức và đảm bảo an toàn sẽ được xem là đáp ứng.
Quyền quyết định đối với con dấu
Quy định cũ (Luật Doanh nghiệp 2014)
Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu, nhưng phải thể hiện:
- Tên doanh nghiệp
- Mã số doanh nghiệp
Quy định mới (Luật Doanh nghiệp 2020)
Theo Khoản 2 Điều 43, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về:
- Loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp.
Quy định bắt buộc về nội dung con dấu (tên và mã số doanh nghiệp) đã bị bãi bỏ, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc thiết kế và sử dụng con dấu.
Nghĩa vụ thông báo mẫu dấu
Quy định cũ (Luật Doanh nghiệp 2014)
Doanh nghiệp phải thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là thủ tục bắt buộc.
Quy định mới (Luật Doanh nghiệp 2020)
Quy định này đã bị bãi bỏ. Doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu, giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian và công sức.
Quản lý và lưu giữ con dấu
Theo Khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, việc quản lý và lưu giữ con dấu được thực hiện theo:
- Điều lệ công ty, hoặc
- Quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp ban hành.
So với Luật Doanh nghiệp 2014, quy định mới bổ sung căn cứ thực hiện, cho phép các chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác tự ban hành quy chế quản lý con dấu.
Lưu ý: Các bên trong giao dịch không được thỏa thuận về việc sử dụng con dấu; con dấu chỉ được sử dụng theo quy định của pháp luật.
Một số câu hỏi thường gặp
1. Doanh nghiệp có phải đóng dấu khi tiến hành thủ tục đăng ký doanh nghiệp không?
Theo Khoản 5 Điều 4 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trên:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
- Nghị quyết, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Việc đóng dấu trên các tài liệu khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thực hiện theo quy định pháp luật liên quan.
2. Doanh nghiệp có phải thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng không?
Không, theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không cần thông báo mẫu con dấu trước khi sử dụng.
3. Các bên trong giao dịch có được thỏa thuận về việc sử dụng con dấu không?
Không, theo quy định hiện hành, các bên trong giao dịch chỉ được sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật, không được thỏa thuận riêng về việc sử dụng con dấu.
4. Con dấu công ty có chịu sự điều chỉnh của Nghị định 99/2016/NĐ-CP không?
Nghị định 99/2016/NĐ-CP chỉ điều chỉnh việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị xã hội. Con dấu công ty không chịu sự điều chỉnh của nghị định này, mà chỉ tuân theo Luật Doanh nghiệp 2020.
Dịch vụ pháp lý về con dấu công ty của Công ty Luật ACC
Công ty Luật ACC cung cấp các dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp liên quan đến con dấu công ty và hoạt động doanh nghiệp, bao gồm:
- Tư vấn về các loại con dấu và chữ ký số của công ty.
- Tư vấn về quản lý, sử dụng con dấu công ty theo quy định pháp luật Việt Nam.
- Tư vấn các quy định pháp luật và thủ tục liên quan đến lĩnh vực doanh nghiệp, đầu tư tại Việt Nam.
- Hỗ trợ thành lập công ty, xin cấp Giấy Chứng nhận đăng ký đầu tư, Giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép con.
- Tư vấn về các ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện và điều kiện cụ thể cho từng ngành nghề.
- Soạn thảo và nộp hồ sơ, làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi được khách hàng ủy quyền.
- Tư vấn về các vấn đề sau thành lập như: hợp đồng, kế toán thuế, lao động Việt Nam, lao động nước ngoài, sở hữu trí tuệ, nhượng quyền thương mại.
Xem thêm thông tin chi tiết về dịch vụ:
Thông tin liên hệ Công ty Luật ACC
Văn phòng Quận Tân Bình
- Địa chỉ: 270-272 Cộng Hòa, P.102 Lầu 1 Tòa Nhà NK, Phường 13, Quận Tân Bình, TP.HCM
- Giờ làm việc: 8:00 – 17:00 (8:00 AM – 5:00 PM)
Văn phòng Huyện Củ Chi
- Địa chỉ: 233 Nguyễn Thị Lắng, Ấp Phú Lợi, Xã Tân Phú Trung, Huyện Củ Chi, TP.HCM
- Giờ làm việc: 8:00 – 17:00 (8:00 AM – 5:00 PM)
Tổng đài – Hotline – Email
- Tổng đài tư vấn miễn phí: (028) 3811 0987 (20 line)
- Hotline: 093 8830 883
- Email: lshuynhcongdung@gmail.com
- Website: https://congtyaccvietnam.com/
Công ty Luật ACC luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách hàng trong mọi vấn đề pháp lý liên quan đến con dấu công ty và hoạt động doanh nghiệp. Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết!
