Việc mở rộng thị trường, tăng cường hiện diện và hỗ trợ các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mẹ là những mục tiêu quan trọng mà nhiều công ty hướng tới. Một trong những hình thức pháp lý phổ biến để thực hiện điều này là thành lập văn phòng đại diện (VPĐD). Tuy nhiên, để VPĐD có thể chính thức đi vào hoạt động, việc chuẩn bị một bộ mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện đầy đủ và chính xác theo quy định pháp luật là vô cùng cần thiết.
Bài viết này, với sự tư vấn chuyên môn từ Công ty Luật ACC – đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn thành lập công ty và các thủ tục pháp lý doanh nghiệp, sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về các thành phần hồ sơ cần thiết, giúp Quý doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ.
Văn Phòng Đại Diện Là Gì? Chức Năng và Đặc Điểm
Trước khi đi sâu vào chi tiết hồ sơ, chúng ta cần hiểu rõ bản chất của văn phòng đại diện.
Định nghĩa: Theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, "Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp."
Chức năng chính:
- Thực hiện các công việc liên lạc, giao dịch với đối tác, khách hàng theo sự ủy quyền của doanh nghiệp mẹ.
- Nghiên cứu, thu thập thông tin thị trường, tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới.
- Xúc tiến các hoạt động thương mại, quảng bá hình ảnh và sản phẩm của doanh nghiệp.
- Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng đã ký kết của doanh nghiệp mẹ với các đối tác tại địa phương.
Đặc điểm nổi bật:
- Đơn vị phụ thuộc: VPĐD không có tư cách pháp nhân riêng, không có tài sản độc lập và hoạt động dưới danh nghĩa của doanh nghiệp mẹ.
- Không kinh doanh trực tiếp: VPĐD không được trực tiếp ký kết hợp đồng kinh doanh, xuất hóa đơn hay thực hiện các hoạt động nhằm mục đích sinh lời trực tiếp. Mọi hoạt động kinh doanh vẫn do trụ sở chính của doanh nghiệp thực hiện.
- Hạch toán phụ thuộc: Hoạt động tài chính của VPĐD được hạch toán chung vào sổ sách kế toán của doanh nghiệp mẹ. Tuy nhiên, VPĐD vẫn có thể phát sinh các nghĩa vụ liên quan đến người lao động (nếu có) và cần sự hỗ trợ về kế toán thuế cho các vấn đề này.
- Con dấu riêng: VPĐD có thể có con dấu riêng mang tên văn phòng đại diện để phục vụ cho các hoạt động giao dịch trong phạm vi được ủy quyền.
Quy Định Pháp Lý Về Hồ Sơ Thành Lập Văn Phòng Đại Diện
Việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam được điều chỉnh chủ yếu bởi:
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14.
- Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp.
- Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16/03/2021 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.
Chi Tiết Các Thành Phần Trong Mẫu Hồ Sơ Thành Lập Văn Phòng Đại Diện
Để đăng ký hoạt động cho văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ các giấy tờ sau:
1. Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
- Mẫu văn bản: Được lập theo mẫu Phụ lục II-7 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT.
- Nội dung chính cần có:
- Tên doanh nghiệp (công ty mẹ), mã số doanh nghiệp/mã số thuế.
- Tên văn phòng đại diện dự kiến thành lập (ví dụ: "Văn phòng đại diện Công ty TNHH ABC tại Hà Nội"). Tên VPĐD phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ "Văn phòng đại diện".
- Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện (ghi rõ số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố).
- Thông tin chi tiết về người đứng đầu văn phòng đại diện (Họ tên, ngày sinh, số CCCD/CMND/Hộ chiếu, địa chỉ thường trú, địa chỉ liên lạc).
- Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện: Phải phù hợp với chức năng được pháp luật cho phép (liên lạc, giao dịch, nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại...).
- Người ký: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
- Lưu ý: Thông tin kê khai phải chính xác, trùng khớp với các giấy tờ pháp lý khác.
2. Quyết định của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện
- Thẩm quyền ban hành:
- Chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu, doanh nghiệp tư nhân).
- Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu nếu Điều lệ quy định).
- Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần, tùy theo quy định của Điều lệ công ty).
- Các thành viên hợp danh (đối với công ty hợp danh).
- Nội dung chính cần có:
- Thông tin của doanh nghiệp mẹ.
- Quyết định thông qua chủ trương thành lập văn phòng đại diện.
- Tên văn phòng đại diện, địa chỉ đặt văn phòng đại diện.
- Nội dung, phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện.
- Thông tin về việc bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Người ký: Chủ sở hữu, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người có thẩm quyền theo Điều lệ công ty.
3. Bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện
- Trường hợp áp dụng: Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần, công ty hợp danh khi quyết định thành lập VPĐD được thông qua tại cuộc họp của các cơ quan này.
- Nội dung chính: Ghi nhận diễn biến cuộc họp, ý kiến của các thành viên/cổ đông và kết quả biểu quyết thông qua việc thành lập văn phòng đại diện với các nội dung cụ thể như tên, địa chỉ, người đứng đầu.
- Hình thức: Bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu.
4. Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
- Nội dung chính:
- Thông tin của doanh nghiệp mẹ.
- Thông tin cá nhân của người được bổ nhiệm làm người đứng đầu VPĐD (Họ tên, ngày sinh, số CCCD/CMND/Hộ chiếu, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, chỗ ở hiện tại).
- Chức danh được bổ nhiệm (Trưởng văn phòng đại diện).
- Quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu VPĐD (theo quy định của pháp luật và ủy quyền của doanh nghiệp).
- Người ký: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người có thẩm quyền theo Điều lệ.
5. Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện
- Bao gồm một trong các giấy tờ sau còn hiệu lực:
- Căn cước công dân (CCCD).
- Chứng minh nhân dân (CMND).
- Hộ chiếu.
- Hình thức: Bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu.
6. Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ
- Đây là giấy tờ chứng minh sự tồn tại hợp pháp của doanh nghiệp mẹ.
- Hình thức: Bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu.
(Lưu ý bổ sung) Giấy tờ về địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện
Mặc dù Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT không yêu cầu nộp kèm các giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm khi đăng ký thành lập VPĐD của doanh nghiệp trong nước, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo địa điểm đó là hợp pháp, không thuộc diện tranh chấp và có đủ điều kiện để đặt trụ sở VPĐD (ví dụ: không phải là căn hộ chung cư dùng để ở). Cơ quan đăng ký kinh doanh có thể kiểm tra sau. Doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn các giấy tờ như hợp đồng thuê nhà/mượn nhà có công chứng để đảm bảo tính pháp lý.
Quy Trình Nộp Hồ Sơ và Nhận Kết Quả
- Cơ quan tiếp nhận hồ sơ: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện.
- Hình thức nộp hồ sơ:
- Trực tiếp: Nộp bản giấy tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh.
- Qua mạng điện tử: Sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng để nộp hồ sơ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn).
- Thời gian xử lý hồ sơ: Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
- Nhận kết quả:
- Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do và nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Chuẩn Bị Hồ Sơ Thành Lập VPĐD
- Thông tin chính xác và đồng nhất: Tất cả thông tin trên các giấy tờ phải thống nhất và chính xác tuyệt đối.
- Thẩm quyền ký: Đảm bảo các văn bản được ký bởi đúng người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.
- Nội dung hoạt động: Ghi rõ ràng, cụ thể và phù hợp với chức năng của VPĐD, không ghi các hoạt động kinh doanh trực tiếp.
- Địa chỉ VPĐD: Tuân thủ quy định về địa điểm đặt trụ sở, không sử dụng căn hộ chung cư (trừ phần có chức năng thương mại) hoặc nhà tập thể để làm địa chỉ VPĐD.
- Chuẩn bị đủ số lượng bộ hồ sơ nếu nộp trực tiếp (thường là 01 bộ).
Dịch Vụ Hỗ Trợ Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Chuyên Nghiệp Tại Công Ty Luật ACC
Việc chuẩn bị hồ sơ thành lập VPĐD đòi hỏi sự cẩn trọng và hiểu biết pháp lý. Để tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo tính pháp lý cho bộ hồ sơ, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp.
Công ty Luật ACC với đội ngũ luật sư và chuyên viên giàu kinh nghiệm, cung cấp dịch vụ hỗ trợ thành lập văn phòng đại diện trọn gói, bao gồm:
- Tư vấn pháp lý chi tiết: Giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến điều kiện, thủ tục, hồ sơ thành lập VPĐD.
- Soạn thảo hồ sơ đầy đủ, chuẩn xác: Thay mặt doanh nghiệp chuẩn bị toàn bộ các giấy tờ cần thiết theo đúng quy định mới nhất.
- Đại diện thực hiện thủ tục: Nộp hồ sơ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền, theo dõi quá trình xử lý và nhận kết quả.
- Hỗ trợ sau thành lập: Tư vấn các thủ tục cần thiết sau khi VPĐD được cấp phép hoạt động (ví dụ: thông báo về việc sử dụng con dấu, các vấn đề liên quan đến lao động, thuế cho người lao động tại VPĐD).
- Chi phí hợp lý, minh bạch: Chúng tôi cung cấp dịch vụ với chi phí cạnh tranh, quý khách có thể tham khảo bảng giá dịch vụ thành lập doanh nghiệp để có cái nhìn tổng quan về các gói dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp của chúng tôi. Dịch vụ kế toán thuế và bảng giá dịch vụ kế toán thuế của ACC cũng sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.
Kết Luận
Chuẩn bị một bộ mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện đầy đủ và đúng quy định là bước đầu tiên và quan trọng để VPĐD của bạn sớm đi vào hoạt động hợp pháp. Hy vọng những hướng dẫn chi tiết trên đây sẽ giúp Quý doanh nghiệp có sự chuẩn bị tốt nhất.
Nếu có bất kỳ vướng mắc nào hoặc cần sự hỗ trợ chuyên nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ với Công ty Luật ACC. Chúng tôi luôn sẵn lòng đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp bạn.
CÔNG TY LUẬT ACC – Đối Tác Pháp Lý Tin Cậy Của Bạn.
VĂN PHÒNG QUẬN TÂN BÌNH 270-272 Cộng Hòa, P.102 Lầu 1 Tòa Nhà NK, Phường 13, Quận Tân Bình, TP.HCM Giờ làm việc: 8:00 – 17:00 (8:00AM – 5:00 PM)
VĂN PHÒNG HUYỆN CỦ CHI 233 Nguyễn Thị Lắng, Ấp Phú Lợi, Xã Tân Phú Trung, Huyện Củ Chi, TP.HCM Giờ làm việc: 8:00 – 17:00 (8:00AM – 5:00 PM)
Tổng đài – Hotline – Email Tổng đài tư vấn miễn phí: (028) 3811 0987 (20 line) Hotline: 093 8830 883 Email liên hệ: lshuynhcongdung@gmail.com Website: https://congtyaccvietnam.com/
